Gestão de licenças imobiliárias

Entenda quais são as principais obrigações e documentações legais e os prazos para aquisição e renovação das mesmas

No mundo burocrático no qual vivemos, é comum termos dúvidas a respeito de quais licenças um negócio precisa obter para operar com regularidade. Direto ao ponto: listei, a seguir, as licenças que interessam para o nosso setor, bem como algumas relacionadas aos ocupantes de espaços corporativos, separando-as em imobiliárias e operacionais. Em relação às licenças e aos documentos imobiliários, precisamos obter e trazer as seguintes licenças, com pequenas variações de acordo com o município no qual estamos trabalhando:

1. IPTU: com área de terreno e construção de acordo com o existente no local e titularidade correta;
2. Matrícula do registro de imóveis: da mesma forma, deve ter as áreas corretamente descritas, tais como área do terreno e área construída, bem como titularidade atualizada;
3. Alvará de Construção e/ou reforma: o projeto aprovado pela prefeitura deve estar de acordo com o existente no local, principalmente em termos de área construída;
4. Certificado de Conclusão (habite-se): documento que comprova a regularidade da construção e da atividade aprovada para o imóvel. Nele, deve constar área de acordo com último projeto aprovado;
5. Projeto aprovado do corpo de Bombeiros e AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros): este documento comprovará a regularidade das instalações de combate a incêndio e a capacidade de ocupação;
6. Outros documentos podem ser importantes, de acordo com a atividade e o porte do empreendimento, tais como certidão de diretrizes de CET, laudo técnico de avaliação da vigilância sanitária, licenciamento ambiental de descontaminação ou monitoramento da área, licença de supressão arbórea, entre outros.
7. Os documentos imobiliários, em sua maioria, não possuem validade, mas requerem atualização sempre que houver modificação de titularidade ou de área construída. Além disso, é preciso ficar atento à compatibilidade entre os documentos. Em relação aos documentos operacionais, podemos citar:
8. Alvará de Funcionamento Municipal: este é o documento mais importante para a operação dos negócios, lembrando que o fato de existir um CNPJ operando obriga o empresário a ter a licença para operar ainda que seja um pequeno escritório. Em alguns municípios, essa licença deve ser renovada mensalmente;
9. AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros): normalmente possui validade de dois ou três anos e requer manutenção dos equipamentos de segurança, bem como atualização de layout quando for feita;
10. CADAN (alvará de publicidade): em alguns municípios exige renovação anual;
11. Alvará de Funcionamento VISA/Anvisa e licenças de equipamentos de saúde: normalmente com renovação anual, será exigido de atividades relacionadas à saúde;
12. Licenças de produtos controlados: semestral, para atividades que usam produtos controlados pela polícia civil e pelo exército;
13. Licença de operação ambiental: com validade que pode variar de um a três anos, é exigida para a realização de atividades que podem provocar algum impacto ambiental.

Estes são apenas alguns exemplos simples de documentos necessários. No entanto, existem atividades que podem chegar a uma lista de 40 documentos gerenciais que são exigidos para a operação, com renovação anual. É preciso estudar o seu mercado e a sua região antes de implantar um negócio. Contar com um sistema de gestão de licenças e de documentos faz muita diferença, uma vez que, desta forma, as datas de renovação não são perdidas.

Em muitas empresas, o controle de licenças e alvarás ainda é realizado por meio de planilhas, pastas e arquivos, mas o ideal é ter um sistema especializado, a exemplo do SAFETYDOCS, uma plataforma que oferece uma lista completa de documentações para orientar o gestor, além de o alertar sobre as renovações e de armazenar todos os documentos em nuvem, para fácil acesso em uma possível fiscalização.